Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych pacjentów

Data ostatniej aktualizacji: 12 października 2026 r.

Niniejsza klauzula przedstawia zasady przetwarzania danych osobowych pacjentów, ich przedstawicieli ustawowych, opiekunów prawnych oraz osób upoważnionych do uzyskiwania informacji lub dostępu do dokumentacji medycznej.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

AMIDENT A.Mirska spółka jawna
ul. Stefana Batorego 92
41-506 Chorzów
KRS: 0000204098
NIP: 6272517708

Telefon: 32 246 42 86
Telefon komórkowy: 780 475 585
E-mail: amident@stomatologiabatory.pl

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pocztą elektroniczną, telefonicznie lub pisemnie na adres siedziby.

2. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od zakresu udzielanych świadczeń oraz obowiązujących przepisów Administrator może przetwarzać w szczególności:

Dane identyfikacyjne

• imię i nazwisko;
• numer PESEL;
• datę urodzenia;
• płeć;
• adres zamieszkania lub adres korespondencyjny;
• dane dokumentu tożsamości, jeżeli ich przetwarzanie jest wymagane lub uzasadnione przepisami prawa;
• dane przedstawiciela ustawowego albo opiekuna prawnego.

Dane kontaktowe

• numer telefonu;
• adres e-mail;
• inne dane przekazane w celu kontaktu z pacjentem.

Dane dotyczące zdrowia

• informacje o stanie zdrowia;
• informacje o chorobach i przebytych schorzeniach;
• informacje o przyjmowanych lekach i alergiach;
• informacje o przebytym, trwającym i planowanym leczeniu;
• informacje dotyczące leczenia stomatologicznego;
• wyniki badań i konsultacji;
• zdjęcia RTG, CBCT oraz inne obrazy diagnostyczne;
• dokumentację fotograficzną związaną z diagnostyką lub leczeniem;
• informacje o wykonanych zabiegach i zastosowanych wyrobach medycznych;
• inne dane niezbędne do prawidłowego udzielania świadczeń zdrowotnych.

Dane związane z organizacją leczenia

• informacje o umówionych, odbytych, przełożonych lub odwołanych wizytach;
• dane dotyczące skierowań, zaleceń, recept i konsultacji;
• informacje o osobach upoważnionych przez pacjenta;
• informacje niezbędne do zapewnienia ciągłości leczenia.

Dane rozliczeniowe

• dane niezbędne do wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego;
• informacje o wykonanych usługach;
• informacje dotyczące płatności i rozliczeń;
• dane wymagane przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Dane związane z komunikacją

• treść korespondencji z pacjentem;
• informacje przekazane podczas rozmów telefonicznych;
• dane zawarte we wnioskach, oświadczeniach, zgodach i upoważnieniach.

3. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

• identyfikacji pacjenta;
• umawiania, potwierdzania, zmiany i odwoływania wizyt;
• udzielania świadczeń zdrowotnych;
• prowadzenia diagnostyki i leczenia;
• zapewnienia ciągłości opieki;
• prowadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji medycznej;
• kontaktowania się z pacjentem w sprawach związanych z wizytą lub leczeniem;
• wystawiania recept, skierowań, zaświadczeń i innych dokumentów związanych z leczeniem;
• realizacji praw pacjenta;
• prowadzenia rozliczeń i wystawiania dokumentów księgowych;
• wykonywania obowiązków podatkowych, rachunkowych i sprawozdawczych;
• zapewnienia bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych;
• rozpatrywania skarg, wniosków i reklamacji;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
• realizacji innych obowiązków wynikających z przepisów prawa;
• prowadzenia działań marketingowych — wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna, w tym zgoda pacjenta, jeżeli jest wymagana.

4. Podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe pacjentów są przetwarzane w szczególności na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie pacjenta przed rozpoczęciem świadczenia usług lub do realizacji zawartej umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak zapewnienie bezpieczeństwa, obsługa komunikacji, ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — jeżeli pacjent wyraził zgodę na określone, dodatkowe przetwarzanie danych i zgoda stanowi właściwą podstawę prawną;
• art. 9 ust. 2 lit. h RODO — w zakresie, w jakim przetwarzanie danych dotyczących zdrowia jest niezbędne do diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej;
• art. 9 ust. 2 lit. f RODO — jeżeli przetwarzanie danych dotyczących zdrowia jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
• art. 9 ust. 2 lit. a RODO — w przypadkach, w których przetwarzanie danych dotyczących zdrowia odbywa się na podstawie wyraźnej zgody pacjenta.

Administrator realizuje również obowiązki wynikające w szczególności z:

• ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
• ustawy o działalności leczniczej;
• ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty;
• przepisów dotyczących dokumentacji medycznej;
• przepisów podatkowych i rachunkowych;
• innych przepisów dotyczących udzielania świadczeń zdrowotnych i ochrony danych osobowych.

Zgoda pacjenta nie jest wykorzystywana jako podstawa przetwarzania, jeżeli przetwarzanie danych jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego lub udzielenia świadczenia zdrowotnego na innej właściwej podstawie.

5. Dane dotyczące zdrowia

Dane dotyczące zdrowia stanowią szczególną kategorię danych osobowych.

Administrator przetwarza je wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowego udzielania świadczeń zdrowotnych, prowadzenia dokumentacji medycznej, zapewnienia ciągłości leczenia, realizacji praw pacjenta oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Do przetwarzania danych dotyczących zdrowia dopuszczane są wyłącznie osoby posiadające odpowiednie upoważnienie oraz zobowiązane do zachowania tajemnicy zawodowej lub poufności.

6. System FELG DENT

Administrator korzysta z systemu FELG DENT dostarczanego przez FELG Software sp. z o.o.

System służy do prowadzenia i przechowywania elektronicznej dokumentacji medycznej oraz obsługi procesów związanych z działalnością gabinetu.

W zakresie, w jakim FELG Software sp. z o.o. przetwarza dane osobowe pacjentów na zlecenie Administratora, działa jako podmiot przetwarzający na podstawie odpowiedniej umowy i może przetwarzać dane wyłącznie w celu realizacji usług świadczonych na rzecz Administratora oraz zgodnie z jego udokumentowanymi poleceniami i obowiązującymi przepisami prawa.

Korzystanie przez Administratora z systemu zewnętrznego nie zmienia faktu, że administratorem danych pacjentów pozostaje AMIDENT A.Mirska spółka jawna.

7. Źródło danych

Dane osobowe są pozyskiwane przede wszystkim bezpośrednio od pacjenta.

W uzasadnionych przypadkach dane mogą pochodzić również:

• od przedstawiciela ustawowego lub opiekuna prawnego;
• od osoby upoważnionej przez pacjenta;
• od innych podmiotów udzielających świadczeń zdrowotnych;
• ze skierowań, wyników badań i przekazanej dokumentacji medycznej;
• z systemów i rejestrów, do których Administrator posiada dostęp zgodnie z przepisami prawa.

8. Odbiorcy danych

Dane osobowe pacjentów mogą być udostępniane lub powierzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• osoby wykonujące zawody medyczne i inne osoby uczestniczące w udzielaniu świadczeń;
• FELG Software sp. z o.o. jako dostawca systemu gabinetowego;
• dostawcy usług informatycznych, serwisowych i związanych z bezpieczeństwem systemów;
• dostawcy hostingu, poczty elektronicznej oraz infrastruktury technicznej;
• laboratoria protetyczne;
• podmioty wykonujące badania, diagnostykę lub konsultacje;
• podmioty dostarczające wyroby medyczne wykorzystywane w indywidualnym leczeniu pacjenta;
• biuro rachunkowe i podmioty wspierające rozliczenia;
• banki, operatorzy płatności i dostawcy terminali płatniczych;
• kancelarie prawne, doradcy i ubezpieczyciele — w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy lub roszczenia;
• podmioty świadczące usługi archiwizacyjne lub bezpiecznego niszczenia dokumentów;
• dostawcy usług pocztowych i kurierskich, jeżeli jest to konieczne;
• inne podmioty lecznicze, jeżeli udostępnienie danych jest potrzebne do zapewnienia ciągłości leczenia i posiada właściwą podstawę prawną;
• organy publiczne i inne podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora mogą korzystać z nich wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych zadań i na podstawie odpowiednich umów.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Jeżeli w związku z korzystaniem przez Administratora z usług określonego dostawcy technologicznego dane miałyby zostać przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazanie może nastąpić wyłącznie na warunkach dopuszczonych przez RODO.

W szczególności może ono opierać się na:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
• standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
• innych zabezpieczeniach przewidzianych przepisami prawa.

Informacje dotyczące konkretnego przypadku przekazania danych można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

10. Okres przechowywania dokumentacji medycznej

Dokumentacja medyczna jest co do zasady przechowywana przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.

Przepisy przewidują między innymi następujące wyjątki:

• dokumentacja medyczna pacjenta, który zmarł na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia — 30 lat;
• dokumentacja medyczna dotycząca dzieci do ukończenia drugiego roku życia — 22 lata;
• zdjęcia rentgenowskie przechowywane poza dokumentacją medyczną — 10 lat;
• skierowania na badania lub zlecenia lekarza, jeżeli świadczenie zostało udzielone — 5 lat;
• skierowania, w przypadku których świadczenie nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta — 2 lata, chyba że pacjent odebrał skierowanie.

Wskazane terminy są liczone zgodnie z zasadami określonymi w obowiązujących przepisach.

Po upływie wymaganego okresu dokumentacja jest niszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, chyba że przepisy przewidują możliwość jej dalszego przechowywania albo wydania uprawnionej osobie.

11. Okres przechowywania pozostałych danych

Pozostałe dane osobowe są przechowywane:

• dane rozliczeniowe, księgowe i podatkowe — przez okres wymagany właściwymi przepisami;
• dane związane z reklamacjami i roszczeniami — do czasu zakończenia sprawy, a następnie do upływu właściwego okresu przedawnienia;
• korespondencja — przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony jej charakterem i możliwością dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania, ustania celu przetwarzania albo wcześniejszego usunięcia danych;
• dane wykorzystywane w celach marketingowych — do czasu wycofania zgody, wniesienia skutecznego sprzeciwu albo ustania celu przetwarzania.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

12. Dobrowolność i obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak określone dane mogą być niezbędne do:

• prawidłowej identyfikacji pacjenta;
• umówienia i obsługi wizyty;
• udzielenia świadczenia zdrowotnego;
• prowadzenia dokumentacji medycznej;
• wystawienia recepty, skierowania, zaświadczenia lub innego dokumentu;
• prowadzenia rozliczeń;
• wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Niepodanie danych wymaganych przepisami albo niezbędnych do udzielenia świadczenia może uniemożliwić wykonanie danej czynności lub bezpieczne udzielenie świadczenia zdrowotnego.

13. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach określonych przepisami osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych;
• uzyskania kopii danych;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• uzupełnienia danych niekompletnych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki określone w art. 20 RODO;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Poszczególne prawa nie mają charakteru bezwzględnego. Ich realizacja zależy od podstawy prawnej i okoliczności przetwarzania.

Prawo do usunięcia danych nie znajduje zastosowania w zakresie, w jakim dalsze przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego, w szczególności obowiązku prowadzenia i przechowywania dokumentacji medycznej.

Prawo do przenoszenia danych przysługuje wyłącznie w przypadkach określonych w RODO i nie obejmuje danych przechowywanych wyłącznie na podstawie obowiązku prawnego.

Sprzeciw nie przysługuje wobec przetwarzania dokumentacji medycznej opartego na obowiązku prawnym ciążącym na Administratorze.

W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem amident@stomatologiabatory.pl lub pisemnie na adres siedziby.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane pacjentów nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wywołujących wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

Administrator nie prowadzi takiego profilowania pacjentów.

15. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych przed przypadkową lub niezgodną z prawem utratą, zniszczeniem, zmianą, ujawnieniem i dostępem osób nieuprawnionych.

Zakres zabezpieczeń jest dostosowywany do charakteru danych, sposobu ich przetwarzania i rozpoznanego ryzyka, ze szczególnym uwzględnieniem ochrony danych dotyczących zdrowia i dokumentacji medycznej.

16. Zmiany klauzuli

Klauzula może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa;
• zmiany danych Administratora;
• zmiany sposobów lub celów przetwarzania;
• zmiany wykorzystywanych systemów informatycznych;
• zmiany dostawców usług;
• zmian organizacyjnych lub technologicznych.

Aktualna wersja klauzuli będzie udostępniana przez Administratora.